Lettre d’information de B-Efficient –Juin 2020

TELETRAVAIL

B-Efficient lance un nouveau service : « la mise en conformité du télétravail »

En mars 2020, la crise COVID-19 et les obligations de confinement ont contraint toutes les entreprises à mettre, dans la mesure du possible, leurs travailleurs en télétravail. 

Cela s’est bien souvent fait dans l’urgence sur le modèle du télétravail occasionnel, tout indiqué en cas de force majeure. 

Or, selon une enquête réalisée par BDO en avril 2020, 6 Belges sur 10 veulent faire du télétravail au moins 2 jours par semaine après la crise et la moitié des entreprises n’ont pas de politique de télétravail. Pour ce télétravail structurel, il convient de définir clairement le cadre organisationnel et juridique. 

B-Efficient propose ses conseils juridiques aux entreprises afin de définir un cadre juridique et organisationnel durable du télétravail (structurel et/ou occasionnel). Et cela, en veillant aux respects des attentes de l’employeur et de ses travailleurs.

B-Efficient réalise également l’optimalisation fiscale et sociale ainsi que, si nécessaire, l’accompagnement en formation et coaching des managers et télétravailleurs.

Le télétravail ou travail à distance concerne diverses pratiques englobant toutes les formes de travail accomplies en dehors du principal établissement de l’entreprise et s’appliquant à toutes les unités dispersées d’une entreprise.  Il peut être occasionnel ou permanent.

Les raisons qui peuvent amener une entreprise à se lancer dans une initiative de travail à distance sont multiples :

  • Augmenter la qualité du travail et la satisfaction des collaborateurs : ceci peut se faire par une meilleure attraction ou rétention du personnel ou par une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle ;
  • Améliorer la performance de l’entreprise au travers d’une amélioration de la productivité;
  • Réaliser des économies par la réduction des espaces de travail ;

Une formalisation écrite est obligatoire pour les employeurs qui ont fait une expérience positive du télétravail pendant la pandémie et qui souhaitent dorénavant instaurer du télétravail structurel au sein de leur entreprise.

B-Efficient se charge de cette formalisation du télétravail et peut si nécessaire compléter ce service par des formations et du coaching destinés aux managers et aux télétravailleurs.  En effet, ce type de collaboration nécessite un changement dans le mode de collaboration.

Le télétravail soulève ainsi diverses questions relatives au contrôle, à l’évaluation de la performance, à la confiance, à l’autonomie, et à la responsabilisation des collaborateurs, à l’implication et au sentiment d’appartenance à un collectif, etc.

Cette offre de service ne couvre pas les aspects d’infrastructures, techniques et technologiques.

Quelles sont les différentes formes de télétravail ?

Il faut distinguer deux formes de télétravail : l’occasionnel et le structurel.

Par télétravail occasionnel, on vise « une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail, dans le cadre d'un contrat de travail, utilisant les technologies de l'information, dans laquelle des activités, qui pourraient également être réalisées dans les locaux de l'employeur, sont effectués hors de ces locaux de façon occasionnelle et non régulière".

Par télétravail structurel, on vise « une forme d'organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l'information, dans le cadre d'un contrat de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et non occasionnelle ».

Dans les deux cas, le télétravail a lieu au domicile du télétravailleur ou à un endroit de son choix.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Pour les travailleurs :

  • Le principal avantage du télétravail est celui d’une plus grande flexibilité, permettant un meilleur équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Toutefois, ce bienfait ne va pas de soi et un brouillage des frontières peut mener à des difficultés. L’harmonie entre les sphères privée et professionnelle constitue donc un réel enjeu.
  • Le possible équilibre entre le travail et le non-travail, combiné à la réduction des temps de déplacements, est source d’une réduction du stress au travail, ce qui constitue un autre avantage supposé du télétravail.
  • Un troisième bénéfice du télétravail provient du contrôle accru que le télétravailleur exerce sur ses tâches. Associé au gain de flexibilité, il en résulte une plus grande satisfaction au travail. Celle-ci peut néanmoins être mise en péril par l’isolement social et professionnel dont souffrent certains télétravailleurs.
  • D’autres avantages du télétravail consistent en une autonomie plus importante et en une augmentation de la motivation au travail. Ces éléments contribuent également à accroître la satisfaction au travail des télétravailleurs.

Pour les équipes :

Le télétravail ne bénéficie pas qu’au seul télétravailleur et présente de multiples avantages pour les équipes.

Parmi ceux-ci, citons une diminution de l’absentéisme et une réduction du turnover. Ce dernier élément va de pair avec un accroissement constaté de l’engagement et la loyauté du télétravailleur, s’exprimant par une intention moindre de quitter l’entreprise ainsi qu’un plus grand niveau d’engagement. D’autres atouts du travail à distance sont une flexibilité plus importante dans la gestion des compétences et la planification du travail ainsi qu’une meilleure connaissance du contenu et du volume de travail.

Soulignons aussi une meilleure adaptation des opérations et la continuité des services permises en cas de situation d’urgence par cette forme flexible de travail.

Enfin, un bénéfice considérable du télétravail consiste en une augmentation de la base de recrutement, une plus grande attractivité et une meilleure rétention des compétences.

Pour l’employeur :

Le travail à distance présente des avantages pour l’organisation non seulement de manière directe, par exemple en termes économiques, mais aussi de façon plus indirecte, notamment à travers une amélioration de son image ou de son prestige.

De nombreuses entreprises mettent en avant un avantage économique primordial du télétravail, à savoir une augmentation de la productivité.

Le télétravail permet en outre de réaliser des économies substantielles en termes d’espace, d’équipements de travail et de charges (locatives, de chauffage, d’électricité, etc.). Au-delà de ces avantages économiques, on peut également mettre en évidence d’autres avantages.

Ainsi, le travail à distance peut avoir des effets environnementaux positifs grâce à la substitution des déplacements par l’usage des technologies de communication.

Le télétravail permet en effet de réduire la consommation de carburant, la congestion du trafic routier et, de ce fait, l’empreinte carbone.

Ces retombées positives du télétravail peuvent servir l’entreprise dans sa politique de responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE).

A quoi faut-il être vigilant ?

Les risques les plus fréquemment mis en évidence par les télétravailleurs sont les suivants : l'isolement social du travailleur, l'équilibre et la séparation vie privée - vie professionnelle, les difficultés techniques (IT et réseaux), le frein à l'évolution de carrière, les difficultés organisationnelles  et enfin l'inadaptation du poste de travail.

Il semble indispensable de favoriser le principe d’alternance entre les jours de présence sur site et les jours télé-travaillés. Il faut ainsi veiller à limiter les jours à distance de sorte que le travailleur ne soit pas constamment éloigné des autres collaborateurs. En outre, il faut s’assurer que les télétravailleurs restent visibles et «connectés à l’entreprise ».  Il convient de mettre en place une relation de confiance entre collaborateurs et responsables et d’adapter les modalités d’échange et de coordination.et de son équipe.

Il est également impératif de formaliser et de contractualiser les modalités de télétravail.

LE SERVICE de « Mise en conformité du télétravail » de B-Efficient :

Pour les aspects juridiques, B-Efficient mandatera un juriste spécialisé dans le droit du travail qui travaillera en 5 phases :

Phase 1 : Analyse des besoins en matière de télétravail (situation existante formelle et informelle – situation désirée - questions stratégiques - détermination de la forme opportune du télétravail structurel - impacts financiers et technologiques).

Phase 2 : Mise en place d’une stratégie de communication autour du projet afin que les travailleurs soient partie prenante au projet et suffisamment informés sur :

Les objectifs poursuivis ;

  • La manière dont le télétravail va être mis en place au sein de l’entreprise ;
  • Les modifications que le télétravail va entraîner en termes de conditions de travail ;
  • Les bénéfices attendus de ce changement.

NB : Il existe d'ailleurs un devoir d'information pour l'entreprise (procédure standard dans les entreprises avec CE pour le télétravail structurel et procédure spécifique dans certains cas de figure visés par la CCT n°39, dans les entreprises comptant au moins 50 travailleurs).

 

Phase 3 :Formalisation du télétravail (via avenant au contrat de travail, CCT ou adaptation du règlement de travail, e-mail, brochure, etc) :

Quelques exemples de questions qui devront être réglées :

  • Fréquence du télétravail et éventuellement jours et heures pendant lesquels le télétravail est exécuté et, le cas échéant, jours et/ou heures de présence dans l'entreprise?
  • Moments et périodes où le travailleur doit être joignable et suivant quels moyens?
  • Moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support technique?
  • Lieu(x) où le télétravailleur a choisi d’exécuter son travail ?
  • Description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail ?

Des informations relatives à la santé et à la sécurité (ergonomie) doivent également être fournies au télétravailleur structurel de même que l'assurance qu'il bénéficie des mêmes conditions de travail qu'un travailleur comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

L’occupation de télétravailleurs, organisée de façon régulière et non occasionnelle, est actuellement réglée par la convention collective de travail n°85 du 9 novembre 2005 conclue au sein du Conseil national du Travail.  La loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable a créé un cadre réglementaire pour le télétravail qui n’est pas effectué de manière régulière mais occasionnelle.

Phase 4 : Optimalisation fiscale et sociale du télétravail. 

Quelles indemnités pouvez-vous, en tant qu'employeur, attribuer mensuellement aux télétravailleurs en lieu et place/en plus de la mise à disposition des appareils nécessaires au télétravail ?  Comment s’assurer que ces indemnités soient exonérées pour les deux parties ? 

Phase 5 : Conseils divers aux employeurs/travailleurs (organisation - formation/coaching)

Si nécessaire, B-Efficient pourra compléter ces conseils par un volet organisationnel et un volet formation-coaching. 

Il est important de veiller à :

  • Établir et maintenir la confiance entre manager et collaborateurs;
  • Modifier la culture de contrôle des prestations (par les TIC, par déclaration du travailleur ou par les résultats)
  • Adapter les modalités d’échange et de coordination.

Dans son approche, B-Efficient veillera à ce que les modalités du télétravail :

  • Recueillent la pleine adhésion des collaborateurs ;
  • Soient non discriminatoires au regard des dispositions du droit du travail applicables au reste de l'entreprise ;
  • Soient suffisamment précises pour éviter tout flou ou toute ambiguïté dommageable ;
  • Favorisent l’établissement ou le maintien d’une relation de confiance entre le collaborateur et son manager (éviter la superposition des outils de contrôle) ;
  • Soient optimalisées socialement et fiscalement pour l’employeur et les travailleurs ;
  • Établissent formellement un droit à la déconnexion pour le collaborateur (définition de plages horaires durant lesquelles il n’est pas tenu d’être en ligne)

B-Efficient applique les recommandations émises par l’initiative de la Région Wallonne en matière de digitalisation : digital Wallonia – NWOW/New Ways Of Working, en collaboration avec l’UCLouvain et l’Université de Liège.

N’hésitez donc pas à nous contacter pour plus d’information  :

Cordialement,

Toute l’équipe de B-Efficient